• les enseignants ne voient pas leurs services. Pourquoi?
• les enseignants ne voient aucun étudiant dans leurs services. Pourquoi?
• Les enseignants voient des étudiants en trop dans leurs services. Pourquoi?
• l'outil de contrôle des services me rapporte des erreurs : certains étudiants n'ont pas de cours (services) attribués. Pourquoi?

La raison vient généralement du fait que les noms des étudiants, les noms des enseignants et les noms des classes et groupes ne correspondent pas entre vos différents fichiers de configuration .csv.
Dans les trois tableaux ci-dessous, observez les points de correspondance (en couleur) entre les différents fichiers :

etudiants1.csv

Adresse E-mail	Nom	Prénom	Né(e) le	Numéro national	Classe	Groupes	Né(e) à	Sexe
a.alliotti@ensaama.net	ALLIOTTI	Antoine	30/10/2003	090812345GB	ESP1HABI	EGR1, EGR2, EGR3	PARIS (75)	G
d.antique@ensaama.net	ANTIQUE	Dora	26/09/2002	110954321DB	ORVITRA1	OR1FR, OGR5	LIMOGES (44)	F

services_1.csv

Professeur	Matière/Sous-matière	Classe > Groupe
COLOMBANI Catherine	EC 1.1 / EC 5.1 Humanités	EGR2
MADERAS Pascale	EC 1.1 / EC 5.1 Humanités	ORVITRA1

professeurs.csv

Adresse E-mail	Nom	Prénom
c.colombani@ensaama.net	COLOMBANI	Catherine
p.maderas@ensaama.net	MADERAS	Pascale

Vos enseignements doivent obligatoirement comporter le code de l'EC correspondant. Par exemple, le cours d'Humanités devra être nommé : EC 1.1 Humanités ou EC 1.1 / EC 5.1 Humanités ou encore Humanités (EC 1.1 / EC 5.1), ou même simplement EC 1.1 La nomenclature obligatoire à inclure est : [EC][espace][x.x] où "x.x" représente le code de l'EC.

• Quelle est la différence entre les classes et les groupes ?

On distingue les classes des groupes, du fait notamment du maintien de compatibilité avec Pronote.

Voici un aperçu de la '"logique", et quelques exemples pour y voir plus clair :

Classes et groupes représentent des regroupements d'étudiants.

Chaque classe et chaque groupe a donc un nom distinct.

La distinction entre classes et groupes est surtout une affaire d'organisation : Une classe a globalement le même statut qu'un groupe.

On retrouve les classes et les groupes en référence dans les fichiers .csv des étudiants : chaque étudiant fait partie d'une classe et de n groupes, où n représente le nombre de groupes auxquels l'étudiant appartient.

On retouve les classes et les groupes en référence dans les fichiers .csv des services : chaque enseignant fait cours à une classe ou un groupe

Si vous n'importez pas depuis Pronote, nous vous recommandons d'identifier chacune de vos spécialités (parcours) par une classe, et d'identifier vos regroupements de classes ou vos partitions de classes par des groupes.

Prenons un exemple :

Une classe PRODUIT-USAGE1, comporte deux groupes PRU1A, PRU1B qui correspondent à deux partitions de cette classe.

Une autre classe PRODUIT-SERVICE1, n'est pas partitionnée.

Un groupement (groupe) de ces deux classes est nommé PRODUIT1

Interprétation :

Lorsque pour certains cours généraux, les étudiants de PRODUIT-USAGE1 sont regroupés avec les PRODUIT-SERVICE1.

Un enseignant (M. Paul Duchemin) a cours d'Humanités avec les deux classes en même temps.

le service enseignant sera : DUCHEMIN PAUL | EC 1.1 Humanités | PRODUIT1

Lorsque les étudiants de PRODUIT-SERVICE1 ont cours en classe complète :

Un enseignant (M. Pierre Dupré) a cours avec cette classe.

le service enseignant sera : DUPRE PIERRE | EC 3.1 Techniques et savoir-faire | PRODUIT-SERVICE1

Lorsque dans certains cours de TP, les étudiants de PRODUIT-USAGE1 sont en demi-classe :

Deux enseignants (M. Jean Dupont et Mme. Marie Dufour) ont chacun cours avec une demi classe :

Le service enseignant sera : DUPONT JEAN | EC 2.2 Technologies | PRU1A

Le service enseignant sera : DUFOUR MARIE | EC 2.2 Technologies | PRU1B

• Où sont les EC 16.2, EC 20.2, EC 24.2 qui correspondent au stage ?

Le stage ne faisant pas l'objet d'un cours, il a été décidé lors du développement du logiciel, de regrouper les EC 16.1 / 16.2, les EC 20.1 / 20.2 et les EC 24.1 / 24.2 mais de tenir compte de la qualité des rapports de stage dans l'évaluation du parcours de professionnalisation. C'est une "interprétation" du texte qui permet de fonctionner.

Tout EC est évalué au moyen de critères. Mais quels critères attribuer au stage? Autre problème, le référentiel indique que le stage est évalué en EC 16.2, EC 20.2 et EC 24.2. Or il n'y a que deux stages de prévus : en 1ère et 2è année. Que doit-on donc évaluer en EC 20.2 et EC 24.2?

Devant ces questions difficiles à résoudre, il a été décidé, en accord avec l'inspection, de regrouper les EC des UE16, 20 et 24, mais de dissocier et faire apparaître les stages en terme d'obtention d'ECTS sur le PV final.

• Au sujet du stage, que dois-je faire au niveau des CSV? Dois-je regrouper les EC et ne pas faire apparaître d'EC spécifique "stage"? Ou dois-je les distinguer et c'est DNMADE++ qui va les regrouper automatiquement?

Il est conseillé de simplement nommer vos enseignements "EC 16", "EC 20", et "EC 24" sans distinction. Par exemple, en deuxième année, si vos services comportent deux enseignements distincts ("parcours de pro" et "stage"), vous les conservez et vous les nommez par exemple "EC 16 parcours de professionnalisation" et "EC 16 stage". Dnmade++ déduira que "EC 16" est un même cours, partagé par deux enseignants (le cas échéant).

• Lorsque j'imprime les attestations et les PV, les traductions des spécialités n'apparaîssent pas (message d'erreur). Pourquoi?

C'est certainement parce que le logiciel ne trouve pas la traduction dans le fichier trad_classes.csv.
Dans votre fichier de traduction vous devez faire concorder le nom du groupe (ou de la classe) avec sa traduction officielle.
Ensuite pour imprimer (via le panneau d'export) :

Si ce sont vos groupes qui représentent vos spécialités, sélectionnez par groupes concernés.

Si ce sont vos classes qui représentent vos spécialités, sélectionnez par classes concernées.

Vous devez renseigner les traductions des groupes ou des classes qui distinguent et représentent vos spécialités.
Si ce sont les groupes vous traduisez les codes des groupes.
Si ce sont vos classes, vous traduisez les codes des classe.

Si ce sont vos classes qui représentent vos spécialités, votre fichier de traduction comportera la traduction des classes.

Si ce sont vos groupes qui représentent vos spécialités, votre fichier de traduction comportera la traduction des groupes.

Vous avez la possibilité de panacher en fonction de l'organisation de vos classes et groupes.

Prenons un exemple : Votre établissement possède deux spécialités : un Dnmade Objet et un Dnmade Espace. Le Un extrait du fichier de traduction (correspondant aux étudiants de première année) pourrait être :

trad_classes.csv :

Nom	Niveau	Mention	Parcours
PRO1	Dnmade 1	Objet	Produit et Usages
ESP1	Dnmade 1	Espace	Architecture et Habitat

Dans le cas ci-dessus :

Tous vos étudiants de 1ère anéne sont rassemblés dans le groupe : DN1

Deux spécialités sont distinguées par deux classes PRO1 et ESP1

Pour imprimer via le panneau "génerer/exporter" (recommandé), sélectionnez "À PARTIR DES CLASSES" dans le panneau "export", (car dans cet exemple-ci, ce sont des classes qui sont concernées par le bulletin / PV que vous souhaitez fabriquer).

Pour imprimer via l'interface de commission, vous devez sélectionner les étudiants via le menu "par classes" (car dans cet exemple-ci, ce sont des classes qui sont concernées par le bulletin / PV que vous souhaitez fabriquer).

La traduction du groupe de niveau (DN1) n'est pas requise (mais si elle est présente, elle s'affichera notamment dans l'interface dédiée des enseignants lorsque ceux-ci ont cours avec le groupe DN1).

• Faut il faire la bascule de rentrée la première année?
• Pour l'an prochain, comment enrichir les données avec les informations de l'année en cours?
• Quand doit-on faire la bascule de rentrée?

La première année, vous ne devez pas faire de bascule puisqu'il n'y a rien à "basculer". Envoyez simplement vos fichiers en cliquant sur le bouton "envoyer des fichiers CSV" "parcourir", lisez attentivement les instructions et laissez vous guider.

L'enrichissement dont vous parlez s'effectue automatiquement lors de la bascule de rentrée.
Les étudiants de l'année en cours passent automatiquement dans l'année supérieure (en fonction de ce que le logiciel lit dans les nouveaux fichiers .csv d'étudiants entrants de première année et montants - 2e et 3e année - que vous lui envoyez). Toutes les données "basculent" automatiquement.

La bascule de rentrée s'effectue APRÈS la fin des rattrapages de septembre, et AVANT de modifier la grille des compétences évaluées par EC pour la nouvelle année. Idéalement entre le 01/10 (après les rattrapages) et le 15/10 (avant les vacances de toussaint).

• J'ai rajouté des étudiants manuellement dans mes fichiers CSV en utilisant les boutons "voir/modifier". Ils sont visibles par les enseignants mais non évaluables. Comment faire pour que ces nouveaux étudiants soient pris en compte?

Après avoir modifié vos fichiers de configuration (boutons "voir/modifier"), dans le panneau de configuration, cliquez sur le bouton "créer les répertoires des nouveaux étudiants" (sur fond turquoise), et suivez la procédure.
(Pour éventuellement faire réapparaître ce bouton sur fond bleu, cliquez sur "voir/modifier", puis fermez.)

• Où doit-on saisir les évaluations des contrôles ponctuels?
Les évaluations des contrôles ponctuels n'apparaîssent pas dans les interfaces des enseignants. Comment les remonte-t-on?

Les évaluations des contrôles ponctuels peuvent être remontées de deux façons :

Soit elles sont remontées sous la supervision du chef de travaux ou de l'un des administrateurs dans : "Outils" > "Remontée évaluations contrôles ponctuels" : sélectionnez le groupe-classe, puis commencez la remontée. Vous pouvez aussi saisir les évaluations directement dans l'interface de commission.

Soit l'administrateur nomme des enseignants référents chargés de remonter ces évaluations via leurs interfaces dédiées : toujours dans "Outils" > "Remontée évaluations contrôles ponctuels", nommez des enseignants référents puis vous devrez les informer de leur mission...

• Comment envoie-t-on des étudiants au rattrapage?

Contrôle continu :

Dans l'interface de commission, cochez "rattrapage" en face de chaque EC qui doit être rattrapé. L'enseignant verra apparaître dans son interface des champs en jaune lui précisant qu'il doit réévaluer les compétences de l'EC pour l'étudiant concerné.

Contrôle ponctuel :

Dans l'interface de commission, cochez "rattrapage" en haut à doite du tableau "ÉVALUATION DU CONTRÔLE PONCTUEL".

• Où doit-on saisir les évaluations des rattrapages?

Contrôle continu :

Les évaluations des rattrapages du contrôle continu sont remontées par les enseignants via leur interface dédiée. Des champs "rattrapage" sur fond jaune apparaîssent pour les étudiants ayant à passer un rattrapage. L'enseignant réévalue dans ces champs les compétences de l'EC.

Contrôle ponctuel :

Les évaluations des rattrapages du contrôle ponctuel sont remontées par les enseignants référents via leur interface dédiée. l'administrateur nomme des enseignants référents dans "Outils" > "Gestion des référents" ou bien dans "Outils" > "Remontée évaluations contrôles ponctuels" > "Gestion des référents".

Les évaluations des rattrapages du contrôle ponctuel (UE19 et UE23) peuvent aussi être remontées par un administrateur dans : "Outils" > "Remontée évaluations contrôles ponctuels" ou directement via l'interface de commission.

• Après la bascule de rentrée, les données et validations antérieures des redoublants ne sont plus visibles. Quelle manipulation faire pour récupérer ces données?

il vous faut aller dans "Outils" > "déplacer les donnnées d'un étudiant vers une autre promo".
Suivez les instructions et validez. Suite à la réaffectation opérée, vous devriez voir réapparaître les données des étudiants concernés dans toutes vos interfaces.

• Suite à la récupération des données d'un étudiant redoublant, des données sont apparues dans les semestres de l'année courante, que dois-je en faire?

Suite à la récupération des données de l'étudiant redoublant, les données saisies dans les semestres de l'année scolaire passée sont naturellement présentes. Il vous faut décider comment traiter les données des semestres redoublés :

Si l'étudiant conserve le bénéfice de ses évaluations, vous conservez ces données telles quelles.

Si l'étudiant ne conserve pas le bénéfice de ses évaluations, vous devez manuellement supprimer ces données via l'interfac de commission (EC par EC).

• En ce qui concerne les UE 19 et 23 (S5 et S6), est-il possible, mis à part les compétences du bloc 3 et du Bloc 11 qui sont évaluées en contrôle ponctuel, d'évaluer d'autres compétences en contrôle continu dans les EC appartenant à "Ateliers de Créations" ?

Rien n'interdit explicitement dans le référentiel d'évaluer au fil de l'eau les compétences qui sont en dehors des blocs 3 et 11. Ces évaluations seront prises en compte et affichées sur les attestations semestrielles (bulletins).
Cependant La validation des UE 19 et 23 dépendra exclusivement des évaluations des blocs 3 et 11 en contrôle ponctuel (information spécifiée sur le PV semestriel).

• Peut-on annuler une validation automatique, même si elle est "satisfaisante"?

Oui c'est possible : dans l'interface de commission, fixez manuellement le niveau de maîtrise de l'UE que vous souhaitez invalider.

• Si un étudiant qui n'a pas validé son projet le repasse au semestre 5 en redoublement (afin de lui éviter de refaire une année complète), peut-on accéder à son semestre 6 en avance?

Oui vous pouvez évaluer par anticipation le S6 d'un étudiant via le panneau de commission (en administrateur). En revanche, les enseignants n'ont pas d'accès anticipé. L'administrateur doit se charger de reporter les évaluations.

L'étudiant doit être officiellement inscrit dans l'établissement pour pouvoir repasser des EC.

• Que signifient les messages d'erreur lorsque je teste mes paramètres SMTP ?

"Could not authenticate" signifie que Dnmade++ communique bien avec votre serveur d'envoi mais que l'identifiant ou le mot de passe est en erreur (ou les deux). Vous devez corriger et tester à nouveau.

"Smtp connect Fail" désigne un problème de communication : un ou plusieurs des paramètres "adresse du serveur", "sécurité (encodage)" ou "port" sont inexacts et provoquent une erreur de communication avec le serveur d'envoi. Vous devez corriger et tester à nouveau.

Si après vérification vos réglages semblent bien justes, le serveur d'envoi que vous avez paramétré refuse peut-être de servir de relai d'envoi pour un serveur tiers inconnu. Vérifiez que vous avez bien déclaré notre serveur, ou autorisé notre serveur à se servir du vôtre comme relai. Si vous utilisez google comme prestataire, il y a une démarche à respecter qui est décrite dans la documentation. En dernier lieu, faites appel à votre personne ressource TICE qui pourra vous coneiller.

En attendant de résoudre votre problème, vous pouvez temporairement basculer sur le serveur d'envoi de Dnmade++, sans garantie de fonctionnement 24/7...

• Puis-je modifier et rééditer des données et des documents des diplômés de l'année scolaire passée ?

Oui c'est possible : rendez vous dans outils > "modifier les validations et les documents des diplômés 202x".

• Dans le cas d'UE non acquise au S5 (UE19) ou S6 (UE23) nous souhaitons proposer à l'étudiant de repasser ces EC. Comment procéder?

L'étudiant doit être officiellement inscrit dans l'établissement pour pouvoir repasser certains EC.

Après la bascule de rentrée,
Effectuez la procédure : Outils → "récupérer les données d'un étudiant ayant changé de promo",
Vous devriez maintenant retrouver les données antérieures de l'étudiant.
Interface de commission : effacez les données des EC qu'il doit repasser (pour les S5 et S6).
Interface de commission : détruisez ses anciens documents pdf (Attestation et PV semestriels des S5 et S6).
Interface de commission : figez les EC qu'il conserve en bénéfice (bouton "figer" en face de chaque EC des S5 et S6).
Les nouvelles évaluations seront saisies de façon classique par les enseignants via leur interface dédiée.
Les validations seront recalculées automatiquement par Dnmade++.
À l'issue du cursus, vous générez les nouveaux documents pdf de l'étudiant.

• Quelles sont les règles de compensation appliquées pour la validation des UE en contrôle continu et contrôle ponctuel ?

Pour les UE en contrôle ponctuel, Dnmade++ fait la moyenne entre les compétences évaluées.
Pour le contrôle continu, Dnmade++ effectue la compensation dans l'ordre suivant :
1. moyenne des compétences entre-elles au sein de chaque EC.
2. Puis moyenne (des moyennes) des EC entre elles.

• Une étudiante n'a pas obtenu certaines UE et son attestation de réussite est défavorable. Quelles sont les possibilités pour qu'elle obtienne tout de même son diplôme?

C'est bloquant, et il est normal que son attestation de réussite soit défavorable. Si elle n'a pas obtenu toutes ses UE (180 ECTS), elle n'obtient pas le diplôme.
On peut effectuer les 3 années sans obtenir le diplôme. Un étudiant peut passer dans l'année supérieure s'il obtient au moins 48 ECTS, mais cela ne garantit pas qu'il va obtenir le diplôme. C'est toute la "subtilité" entre les notions de certification et de validation, de même qu'entre celles de formation et de diplôme...

Validation totale → Obtention du diplôme (tous les blocs de compétences sont certifiés) → délivrance du diplôme (qui vaut attestation de compétences).

Validation partielle → Certification → un certain nombre de blocs de compétences obtenus → délivrance d'une attestation de compétences.

Ceci étant, la commission est souveraine et peut décider, à l'issue de la soutenance du projet, de valider les UE défaillantes. L'étudiant obtient alors ses 180ECTS et son diplôme. Mais ce n'est pas automatique, et ce n'est pas une garantie. La commission peut aussi décider que l'étudiant n'obtient pas son diplôme car le niveau global est insuffisant.

Si la commission décide d'une compensation favorable, vous devez :

Effectuer manuellement la validation des UE en défaut dans l'interface de commission (forcez la validation et le niveau pour les UE défaillantes concernées).

Supprimer ses attestations et PV antérieurs (interface de commission → encadré "impression / export").

Re-générer ses attestations et PV antérieurs (interface de commission → encadré "impression / export") afin qu'ils soient à jour.

Générer son attestation de réussite (et son PV final si la DEC vous demande de le pré-éditer).

• Un étudiant intègre notre établissement en cours de scolarité, que dois-je faire?

Après avoir vérifié/paramétré ses informations dans le fichier de configuration CSV (etudiants2.csv),

Demandez lui une copie de ses anciens bulletins
S'il était déjà en Dmnade : dans l'interface de commission, reportez manuellement les niveaux de maîtrise et validations des UE1 à 8 (S1 et S2). Ne vous préoccupez pas de ses évaluations par EC (qui resteront vierges). Ainsi vous serez à jour sur ses validations et pourrez éditer ses attestations de réussite et PV final à l'issue du S6.
S'il n'était pas en Dnmade :
- il doit effectuer une VES pour valider ses acquis de l'enseignement supérieur...
- Ensuite, dans l'interface de commission, reportez manuellement les niveaux de maîtrise et validations des UE1 à 8 (S1 et S2), puis vous forcez la validation de ses UE antérieures "par VES" (S1 et S2).