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DNMADE++
documentation - maj : 03 / 10 / 2024

 

INTRODUCTION

A. INTERFACES

 

Introduction

Dnmade++ est une application web de gestion de l'évaluation, de la validation et de la certification Dnmade.
- Elle se configure une fois par an au moyen de fichiers réalisés à partir d'extractions de la base de données de Pronote.
- Elle offre une interface différenciée pour les étudiants, les enseignants et le personnel administratif (proviseur, proviseur adjoint, CPE, DDFPT).
- Elle permet un suivi en temps réel de l'étudiant sur l'intégralité de son cursus.
- Elle automatise les tâches administratives telles que :

Le déroulé général de l'année suit un calendrier établi, dont vous configurez les dates une fois par an en début d'année scolaire :

Ci-après un déroulé type :

SEMESTRE 1 :

SEMESTRE 2 :

 

A. interfaces

A1. PANNEAU DE CONFIGURATION

Cliquez sur "Config" dans la barre supérieure.

A1.1. ADMINISTRATEURS

Vous pouvez à tout moment modifier les comptes administrateur et administrateurs limités.
Attention, vous devez toujours conserver un compte administrateur principal valide.

Notes importantes :

A1.2. DROITS D'ACCÈS

Vous choisissez ici d'accorder les droits d'accès administrateur et utilisateur aux différentes zones du site et de l'interface d'administration.

A1.3. DIFFUSION AUX ÉTUDIANTS

Dnmade++ permet aux étudiants de télécharger directement certains documents administratifs via leur interface dédiée.

A1.4. OPTIONS D'EXPORT PDF

Vous avez la possibilité d'imprimer aux choix deux volets pour composer l'attestation semestrielle délivrée chaque semestre aux étudiants :

Vous avez également deux options disponibles :

A1.5. INFOS ÉTABLISSEMENT

Renseignez ici les informations de votre établissement scolaire. Ces informations sont utilisées pour la génération des attestations semestrielles et des PV finaux.

Note importante : si vous utilisez un tampon établissement ou un tampon DEC pour signer et tamponner automatiquement vos documents, nous vous suggérons également d'autoriser les étudiants à télécharger eux-mêmes leurs attestations et PV. cf 1.4.

 

A1.6. DATES

Vous configurez ici les dates clés qui déterminent les périodes de saisie des évaluations, les fins de commissions (fin de premier semestre et fin de l'année scolaire). Cette configuration est cruciale car l'outil se base sur ces dates pour déduire les semestres étudiants. Toute erreur dans ces dates peut compromettre la base de données. Les dates paramétrées ici doivent obligatoirement correspondre à l'année scolaire en cours. Vous ne devez en aucun cas modifier ces dates pour tenter de revenir à un état précédent de la base de données, ou effectuer une manipulation sur les données existantes.

A1.6.1. SAISIES PROFS SEMESTRE 1

Il s'agit de la période de saisie du semestre 1 durant laquelle les enseignants peuvent saisir leurs évaluations des compétences.

A1.6.2. FIN SEMESTRE 1

A1.6.3. SAISIES PROFS SEMESTRE 2

Il s'agit de la période de saisie du semestre 2 durant laquelle les enseignants peuvent saisir leurs évaluations des compétences.

A1.6.4. FIN DE L'ANNÉE SCOLAIRE

A1.7. FICHES DE SUIVI DE SCOLARITÉ (Fiches d'avis de poursuite d'études)

Dans le cadre du suivi de scolarité, Dnmade++ vous permet de gérer le remplissage et l'édition des fiches d'avis de poursuite d'études. Ces fiches seront utilisées par les étudiants pour déposer leurs candidatures au niveau supérieur.

Dnmade++ offre trois interfaces :

Résumé du scénario :

A1.7.1 Paramétrage :

Le réglage s'effectue au niveau du panneau de configuration :

Sous "FICHES DE SUIVI DE SCOLARITÉ (Fiches d'avis de poursuite d'études)" :

  • Cliquez sur la case "Activer" pour rendre visible l'outil aux enseignants et étudiants
  • Les dates de début et de fin doivent nécessairement se situer à l'intérieur de la période de saisie de la deuxième période semestrielle (S2, S4 ou S6).
  • Vous pouvez autoriser les étudiants à effectuer leur demande de fiche eux-même, via leur interface dédiée. Dans le cas contraire (non autorisé), les étudiants doivent s'adresser à leurs enseignants référents qui ouvriront les fiches via leurs interfaces dédiées.
    Cette disposition a été mise en place pour prévenir toute demande de fiche qui ne serait pas justifiée par un départ de l'établissement à l'issue des S2/S4, ou une poursuite d'études au niveau supérieur à l'issue du S6.

Sous "DIFFUSION AUX ÉTUDIANTS" :

Le cas échéant, n'oubliez d'autoriser les étudiants à télécharger eux-même leur fiche de poursuite d'études. Dans le cas contraire, les étudioants doivent s'adresser à l'administration de l'établissement pour récupérer leur fiche de poursuite d'études.

A1.7.2 Scénario d'utilisation (via l'interface administrateur et les interfaces dédiées):

  1. Étudiants : S'ils y sont autorisées, les étudiants effectuent leur demande de fiche d'avis de poursuite d'études eux-même via leurs interfaces dédiées. Dans le cas contraire, ils en font la demande auprès de leurs enseignants référents qui ouvriront les fiches via leurs interfaces dédiées.
    Une fois la fiche ouverte, ils doivent renseigner un certain nombre destinées à venir compléter la fiche :
    1. Les Formations, filières, écoles demandées.
    2. Des informations complémentaires :
      1. Nationalité
      2. Adresse complète
      3. Numéro de téléphone
      4. Le type de formation (initiale ou en alternance)
      5. Le stage (Date, entreprise, adresse)
      6. Si ERASMUS, l'organisme, lapays d'accueil et la période
      7. Ses engagements (associatif, au sein de l'établissement, etc)
        Ses expériences
      8. Sa scolarité antérieure (trois dernières années): Niveau, établissement et diplôme).
    Une fois la fiche complétée, visée et signée, l'étudiant peut la récupérer via son interface dédiée s'il y est autorisé (via le panneau de configuration). Dans le cas contraire, il doit s'adresser à l'administration de l'établissement pour récupérer sa fiche.

  2. Enseignants : sur leurs interfaces dédiées, les enseignants peuvent activer, via le panneau de saisie de chaque étudiant, une nouvelle fiche d'avis de poursuite d'études vierge.
    Chaque enseignant ou co-enseignant est alors notifié, via son interface dédiée, des nouvelles fiches à remplir : une icône supplémentaire "fiche" affûblée d'une pastille rouge apparaît à côté des noms des étudiants ayant effectué une demande de fiche.
    Lorsque la fiche est complétée par l'enseignant, la pastille rouge passe automatiquement en vert.

  3. Administrateur : Via Outils > "Fiches d'avis de poursuite d'études", l'administrateur peut gérer chaque fiche : Lorsque tous les enseignants ont renseigné leur partie, l'administrateur (chef d'atablissement ou un administrateur limité si autorisé) peut viser, signer et éditer (imprimer) chaque fiche.

 

A1.8. ENVOI D'EMAILS (AUTHENTIFICATION)

Les paramètres d'envoi de mails sont utilisés dans les mécanismes de création et de récupération des mots de passe pour l'authentification des utilisateurs.

Le serveur d'envoi (serveur smtp) ne doit pas être limité en nombre d'envoi quotidien. Ses enregistrements SPF et MX doivent être correctement configurés et déclarés auprès du fournisseur de nom de domaine, afin d'être autorisé par les mécanismes de filtrage des FAI mondiaux (google, hotmail, yahoo, etc). Pour éviter tout problème, il est recommandé d'utiliser votre serveur d'envoi académique, déjà paramétré sur les postes administratifs de votre établissement (mêmes paramètres que Thunderbird, Outlook, etc).

En cas de problème de saisie de vos propres paramètres SMTP, vous avez la possibilité de vous rabattre sur les paramètres du serveur hôte. Cependant L'ENSAAMA n'offre pas de garantie de fonctionnement optimal de son serveur SMTP. Le serveur SMTP de l'ENSAAMA ne doit être utilisé qu'en cas d'impossibilité avérée d'utiliser votre serveur d'envoi académique ou celui de votre messagerie d'établissement.

Si vous souhaitez utiliser votre serveur d'envoi académique, Le blog de Julien Delmas répertorie l'ensemble des serveurs d'académies et leurs réglages associés.

Note importante : Les réglages SMTP sont indispensables dans les procédures de création et de modification de mot de passe. Vous devez donc impérativement tester ces paramètres avant de mettre le logiciel en production avec l'ensemble de vos utilisateurs (enseignants et étudiants).

A1.8.1. Description des paramètres SMTP :

A1.8.2. Utiliser le serveur d'envoi de gmail pour envoyer les emails

Attention, les comptes personnels subissent désormais des restrictions : l'envoi d'emails via le relai smtp de google est désormais réservé aux comptes professionnels Google-Workspace. Les infos ci-dessous sont donc uniquement valables pour les compte Google-Workspace.

Si vous souhaitez utiliser le SMTP de gmail vous devez dans les paramètres avancés de gmail :

A1.8.3. Utiliser le serveur hôte pour envoyer les emails.

En cas de problème avéré pour utiliser vos propres paramètres SMTP, vous avez la possibilité de vous rabattre sur les paramètres du serveur hôte. Cependant L'ENSAAMA n'offre pas de garantie de fonctionnement optimal de son serveur SMTP. Le serveur SMTP de l'ENSAAMA ne doit être utilisé qu'en cas d'impossibilité avérée d'utiliser votre serveur d'envoi académique ou celui de votre messagerie d'établissement.

Cochez "Utiliser le serveur hôte pour l'envoi des emails"

 

A1.9. FICHIERS DE CONFIGURATION

A1.9.1. Description générale

La "base de calcul" de Dnmade++ est construite dynamiquement à chaque requête. Dnmade++ croise à la volée les fichiers .CSV des étudiants, des professeurs, et des services que vous lui avez fournis. ​

Les fichiers .CSV sont séparés par des points-virgules, et encodés en ANSI (ou "Windows 1252" / "WinLatin1") - réglages par défaut de Excel. En cas de doute concernant l'encodage, un utilitaire comme Notepad++ permet de vérifier et, le cas échéant, convertir l'encodage du fichier. Télécharger Notepad++

Vous devez fabriquer 7 fichiers de configuration :

  • etudiants1.csv
  • etudiants2.csv
  • etudiants3.csv
Ces fichiers contiennent les informations de vos étudiants pour les trois années de Dnmade.
  • services_p1.csv
  • services_p2.csv
Ces fichiers contiennent vos services d'enseignements. Chaque ligne représente un cours (EC) dispensé par un enseignant avec une classe ou un groupe d'étudiants.
  • professeurs.csv
Ce fichier contient les informations de vos professeurs
  • trad_classes.csv
 Ce fichier sert à traduire les classes ou groupes qui représentent vos différentes spécialités.
Ce fichier n'est plus nécessaire pour effectuer la bascule de rentrée. Après avoir effectué la bascule, si un code-classe ou code-groupe a changé, modifiez simplement ce fichier CSV via le panneau de configuration.

Chaque année, vers fin septembre (après les rattrapages de septembre qui clôturent l'année passée), vous importez les 6 premiers fichiers via la bascule de rentrée (bouton "effectuer la bascule de rentrée").

Considérations techniques :

  • Chaque fichier doit être préparé et sauvegardé au format CSV (séparateur point-virgule, encodage ANSI (ou "Windows 1252" / "WinLatin1") - par défaut dans Excel).
  • Concernant l'encodage en ANSI (ou "Windows 1252" / "WinLatin1") (réglage par défaut sous Excel) : En cas de doute, un utilitaire comme Notepad++ permet de vérifier et, le cas échéant, convertir l'encodage du fichier. Télécharger Notepad++
  • Les noms de fichiers sont obligatoirement ceux indiqués ci-dessous.

 

Descriptif des fichiers :

Un fichier par niveau d'étude (dnmade 1, dnmade 2 et dnmade 3)

Titres des colonnes :

(A) Adresse E-mail,
(B) Nom,
(C) Prénom,
(D) Né(e) le,
(E) Numéro national,
(F) Classe,
(G) Groupes,
(H) Né(e) à,
(I) Sexe

Exemple :

Adresse E-mail Nom Prénom Né(e) le Numéro national Classe Groupes Né(e) à Sexe
antoinealliotti@ensaama.net ALLIOTTI Antoine 30/10/2003 090812345GB ESP1HABI EGR1, EGR2, EGR3 PARIS (75)
 G
doraantique@ensaama.net ANTIQUE Dora 26/09/2002 110954321DB ORVITRA1 OR1FR, OGR5 LIMOGES (44) F

Un fichier par période semestrielle. Chaque ligne correspond au cours d'un enseignant avec un groupe classe identifié.

NOTE IMPORTANTE : la colonne B ("Matière/Sous-matière") correspond à l'intitulé de la matière qui doit contenir obligatoirement le code de l'EC enseignée sous la forme [EC][espace][x.x] où x.x correspond au code de l'EC. Par exemple:
- "EC 3.1 Technique et savoir-faire" ,
- "EC 3.1 / EC 7.1 Technique et savoir-faire",
etc.

Titres des colonnes :

(A) Professeur,
(B) Matière/Sous-matière,
(C) Classe > Groupe. ← une seule classe ou un seul groupe (mêmes classe ou groupe que dans les fichiers etudiants1.csv / etudiants2.csv / etudiants3.csv)

Exemple :

Professeur Matière/Sous-matière Classe > Groupe
COLOMBANI Catherine EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR2
MADERAS Pascale EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR2
LARNAUD Philippe EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR3
METIER Laurence EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR3
MADERAS Pascale EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR3
COLOMBANI Catherine EC 1.1 / EC 5.1 Humanités GRAPIDV1
LOZET Philippe EC 1.1 / EC 5.1 Humanités GRAPIDV1

Remarque :
la colonne "Classe > Groupe" contient soit des classes, soit des groupes. Dans l'exemple ci dessus, EGR2, EGR3, sont des groupes, et GRAPPIDV1 est une classe.

Adresse E-mail Nom Prénom
nathaliemallart@ensaama.net MALLART Nathalie
philippelarnaud@ensaama.net LARNAUD Philippe
brunoboulat@ensaama.net BOULAT Bruno
annebrais@ensaama.net BRAIS Anne

 

Nom Niveau
 Mention Spécialité
ESP1MOBI Dnmade 1 Espace Architecture, espaces publics et mobilité urbaine
ESP2MOBI Dnmade 2 Espace Architecture, espaces publics et mobilité urbaine
ESP3MOBI Dnmade 3 Espace Architecture, espaces publics et mobilité urbaine
EVENEME1 Dnmade 1 Événement Espaces de communication, scénographies et dispositifs événementiels
EVENEME2 Dnmade 2 Événement Espaces de communication, scénographies et dispositifs événementiels
EVENEME3 Dnmade 3 Événement Espaces de communication, scénographies et dispositifs événementiels

 

Remarques importantes concernant les classes et les groupes :

  • Classes et groupes représentent des regroupements d'étudiants.
  • Chaque classe et chaque groupe a donc un nom distinct.
  • La distinction entre classes et groupes est surtout une affaire d'organisation : Une classe a globalement le même statut qu'un groupe.
  • On retrouve les classes et les groupes en référence dans les fichiers .csv des étudiants : chaque étudiant fait partie d'une classe et de n groupes, où n représente le nombre de groupes auxquels l'étudiant appartient.
  • On retouve les classes et les groupes en référence dans les fichiers .csv des services : chaque enseignant fait cours à une classe ou un groupe

Si vous n'importez pas depuis Pronote, nous vous recommandons d'identifier chacune de vos spécialités (parcours) par une classe, et d'identifier vos regroupements de classes ou vos partitions de classes par des groupes.

Exemple :

  • Une classe PRODUIT-USAGE1, comporte deux groupes PRU1A, PRU1B qui correspondent à deux partitions de cette classe.
  • Une autre classe PRODUIT-SERVICE1, n'est pas partitionnée.
  • Un groupement (groupe) de ces deux classes est nommé PRODUIT1

Interprétation :

Lorsque pour certains cours généraux, les étudiants de PRODUIT-USAGE1 sont regroupés avec les PRODUIT-SERVICE1. Un enseignant (M. Paul Duchemin) a cours d'Humanités avec les deux classes en même temps. Le service enseignant sera :

  • DUCHEMIN PAUL | EC 1.1 Humanités | PRODUIT1

Lorsque les étudiants de PRODUIT-SERVICE1 ont cours en classe complète, un enseignant (M. Pierre Dupré) a cours avec cette classe. Le service enseignant sera :

  • DUPRE PIERRE | EC 3.1 Techniques et savoir-faire | PRODUIT-SERVICE1

Lorsque dans certains cours de TP, les étudiants de PRODUIT-USAGE1 sont en demi-classe, deux enseignants (M. Jean Dupont et Mme. Marie Dufour) ont chacun cours avec une demi classe. Les services enseignants seront :

  • DUPONT JEAN | EC 2.2 Technologies | PRU1A
  • DUFOUR MARIE | EC 2.2 Technologies | PRU1B
  • Les libellés de vos matières doivent obligatoirement contenir le code de l'EC sous la forme : EC x.x - [EC][espace][x.x] où "x.x" représente le numéro de l'EC. Exemple :

    • "EC 1.1 Humanités"
    • "EC 1.1 / EC 5.1 Humanités" (si la même matière est appliquée aux semestres 1 et 2).

  • Les noms des enseignants doivent correspondre entre les fichiers professeurs et services.
  • Les noms des groupes & classes doivent correspondre entre les fichiers des étudiants, et ceux des services.

Ces points de correspondance permettent au logiciel de détecter correctement les cours dispensés à chaque étudiant, d'enregistrer les évaluations de chaque étudiant, de calculer les validations, etc.

 

A1.9.2 Problèmes rencontrés

PROBLÈME n°1 :

Les enseignants ne voient pas leurs services.
Les enseignants ne voient aucun étudiant dans leurs services.
Les enseignants voient des étudiants en trop dans leurs services.
L'outil de contrôle des services me rapporte des erreurs : certains étudiants n'ont pas de cours (services) attribués.

la raison vient généralement du fait que les noms des étudiants, les noms des enseignants et les noms des classes et groupes ne correspondent pas entre vos différents fichiers de configuration .csv.
Dans les quatre tableaux ci-dessous, observez les points de correspondance (en couleur) entre les différents fichiers.
Vous devez respecter ces correspondances entre fichiers pour l'ensemble de vos étudiants, professeurs, services et traductions.

etudiants1.csv :

Adresse E-mail Nom Prénom Né(e) le Numéro national Classe Groupes Né(e) à Sexe
a.alliotti@ensaama.net ALLIOTTI Antoine 30/10/2003 090812345GB ESP1HABI EGR1, EGR2, EGR3 PARIS (75)
 G
d.antique@ensaama.net ANTIQUE Dora 26/09/2002 110954321DB ORVITRA1 OR1FR, OGR5 LIMOGES (44) F

services_p1.csv :

Professeur Matière/Sous-matière Classe > Groupe
COLOMBANI Catherine EC 1.1 / EC 5.1 Humanités EGR2
MADERAS Pascale EC 1.1 / EC 5.1 Humanités ORVITRA1

professeurs.csv :

Adresse E-mail Nom Prénom
c.colombani@ensaama.net COLOMBANI Catherine
p.maderas@ensaama.net MADERAS Pascale

trad_classes.csv :

Nom Niveau
 Mention Parcours
EGR1 Dnmade 1 Objet Objets d'exception et productions alternatives
EGR2 Dnmade 1 Objet Design de Produits et Usages
ORVITRA1 Dnmade 1 Matériaux Vitrail
 

Remarque importante : vos enseignements doivent obligatoirement comporter le code de l'EC correspondant. Par exemple, le cours d'Humanités devra être nommé : EC 1.1 Humanités ou EC 1.1 / EC 5.1 Humanités ou encore Humanités (EC 1.1 / EC 5.1), ou même simplement EC 1.1
La nomenclature à inclure est : [EC][espace][x.x] où "x.x" représente le code de l'EC.

 

PROBLÈME n°2 :

Lorsque j'imprime les attestations et les PV, les traductions n'apparaîssent pas.

C'est certainement parce que le logiciel ne trouve pas la traduction que vous êtes censé lui avoir donné (via le fichier trad_classes.csv). Si dans votre fichier de traduction vous avez bien fait concorder le nom du groupe (ou de la classe) et sa traduction, alors pour imprimer vous devez, dans le panneau "export" :

  • Choisir l'impression à partir des groupes, si ce sont vos groupes qui représentent vos spécialités.
  • Choisir l'impression à partir des classes, si ce sont vos classes qui représentent vos spécialités

Dans le fichier de traduction, vous devez uniquement renseigner les traductions des groupes ou des classes qui, in-fine, distinguent et représentent vos spécialités :

  • Si ce sont vos classes qui représentent chacune de vos spécialités, votre fichier de traduction doit comporter la traduction de vos codes classes.
  • Si ce sont vos groupes qui représentent chacune de vos spécialités, votre fichier de traduction doit comporter la traduction de vos codes groupes.

Vous avez bien sûr la possibilité de panacher en fonction de l'organisation de vos classes et groupes.

Exemple : Si votre établissement possède deux spécialités : un Dnmade Objet (DNPRO1) et un Dnmade Espace (DNESP1). Le fichier de traduction suivant pourrait s'appliquer :

trad_classes.csv :

Nom Niveau
 Mention Parcours
DNPRO1 Dnmade 1 Objet Produit et Usages
DNESP1 Dnmade 1 Espace Architecture et Habitat

Dans cet exemple :

  • Les deux spécialités sont distinguées par deux groupes DNPRO1 et DNESP1 (traduction obligatoire)

Vous devez donc traduire les groupes. Pour imprimer, sélectionnez via le menu "par groupes" (ou le bouton "À PARTIR DES GROUPES" dans le panneau "export").

 

A1.9.3 Extraction depuis Pronote :

Les fichiers de configuration sont obtenus à partir de l'exportation de données depuis l'interface administrateur ou superviseur de Pronote (ne pas confondre avec EDT).

Prérequis / Logique générale :

  • Chaque service ne doit comporter qu'un seul groupe ou qu'une seule classe (automatique dans Pronote).
  • Dans Pronote, les libellés de vos matières doivent obligatoirement contenir le code de l'EC sous la forme : EC x.x (où "x.x" représente le numéro de l'EC)
    Si ce n'est pas déjà fait, vous devez dès à présent modifier dans Pronote les libellés de vos matières (dans Ressources > Matières).

Exemple :
"Humanités" (Dnmade 1) devient "EC 1.1 Humanités" ou "EC 1.1 / EC 5.1 Humanités" (si la même matière est appliquée aux semestres 1 et 2). Vous noterez que "EC" et "1.1" sont séparés par un espace (nomenclature obligatoire).

  • Les données sont copiées depuis Pronote, puis collées dans un tableur Excel.
  • Chaque fichier est sauvegardé au format CSV (séparateur point-virgule.
  • Tous les fichiers sont encodés en ANSI (ou "Windows 1252" / "WinLatin1") (réglage par défaut sous Excel). En cas de doute concernant l'encodage, un utilitaire comme Notepad++ permet de vérifier et, le cas échéant, convertir l'encodage du fichier. Télécharger Notepad++
  • Les noms de fichiers sont obligatoirement ceux indiqués ci-dessous.

A1.9.3.1. Procédure

Suivez pas à pas les procédures suivantes pour obtenir vos fichiers de configuration :

  • etudiants1.csv

    Il s'agit de la liste des étudiants de Dnmade 1

    Dans Pronote :

    • "Ressources > Élèves > Liste".
    • Dans le menu déroulant, sélectionnez le niveau correspondant au Dnmade 1
    • Dans les options de personnalisation (clé à molette), paramétrer l'ordre des colonnes affichées suivant et valider :
      - E-mail
      - Nom
      - Prénom
      - Né le
      - N° Nat
      - Cla.
      - Group
      - Né à
      - S
    • Sélectionner tous les étudiants (Ctrl + A).
    • Icône "Copier la liste" (Ctrl + C).

    Dans Excel :

    • Nouveau tableur.
    • Coller (Ctrl + V).
    • Ne conserver que les colonnes :
      (A) Adresse E-mail,
      (B) Nom,
      (C) Prénom,
      (D) Né(e) le,
      (E) Numéro national,
      (F) Classe,
      (G) Groupes,
      (H) Né(e) à,
      (I) Sexe
    • Sauvegarder au format CSV (Séparateur : point-virgule
  • etudiants2.csv

    Il s'agit de la liste des étudiants de Dnmade 2
    Recommencez la même procédure en sélectionnant le niveau correspondant au Dnmade 2.

  • etudiants3.csv

    Il s'agit de la liste des étudiants de Dnmade 3
    Recommencez la même procédure en sélectionnant le niveau correspondant au Dnmade 3.

  • services_p1.csv

    Il s'agit de la liste de tous les services (cours) des professeurs en Dnmade pour le premier semestre de l'année (tous niveaux confondus).

    Dans Pronote :

    • "Ressources > Professeurs > Services des professeurs".
    • Sélectionner "semestre 1".
    • Liste de gauche : Sélectionner tous les professeurs (Ctrl+A).
    • Liste de droite, cliquez sur l'icone ►(tout réduire / tout déployer), qui devient ▼.
    • Liste de droite : dans les options de personnalisation (clé à molette), paramétrer l'ordre des colonnes affichées suivant et valider :
      - Professeur
      - Matière/Sous-matière,
      - Classe > Groupe.
    • Liste de droite : icône "Copier la liste" (Ctrl + C).

    Dans Excel :

    • Nouveau tableur.
    • Coller (Ctrl + V).
    • Ne conserver que les services concernant les Dnmade. Supprimer les autres lignes.
    • Ne conserver que les colonnes :
      (A) Professeur,
      (B) Matière/Sous-matière,
      (C) Classe > Groupe      .
    • Sauvegarder au format CSV (Séparateur : point-virgule).
  • services_p2.csv

    Il s'agit de la liste de tous les services (cours) des professeurs en Dnmade pour le deuxième semestre de l'année (tous niveaux confondus).
    Recommencez la même procédure en sélectionnant "semestre 2".

  • professeurs.csv

    Il s'agit de la liste des professeurs. Ce fichier est uniquement utilisé pour gérer l'authentification des professeurs.

    Dans Pronote :

    • "Ressources > Professeurs >Liste".
    • Liste de gauche : dans les options de personnalisation (clé à molette), paramétrer l'ordre des colonnes affichées suivant et valider :
      - Adr. E-mail,
      - Nom,
      - Prénom.
    • Liste de gauche, sélectionner tous les professeurs (Ctrl + A).
    • Liste de gauche : icône "Copier la liste" (Ctrl + C).

    Dans Excel :

    • Nouveau tableur.
    • Coller (Ctrl + V).
    • Ne conserver que les colonnes :
      (A) Adresse E-mail,
      (B) Nom,
      (C) Prénom      .
    • (Bug Pronote) Ne conserver qu'une en-têtes "Adresse Email / Nom / Prénom" (supprimer la deuxième).
    • Sauvegarder au format CSV (Séparateur : point-virgule).
  • trad_classes.csv

    Il s'agit d'un fichier de traduction de vos codes classes et codes groupes pour l'édition des attestations et PV semestriels.
    - Si vos classes représentent vos parcours Dnmade, la traduction des codes classes est obligatoire et doit correspondre à la mention et au nom officiels du parcours. Dans le cas contraire il est inutile de les faire figurer dans ce fichier.
    - Si vos groupes représentent vos parcours Dnmade, la traduction des codes groupes est obligatoire et doit correspondre à la mention et au nom officiels du parcours. Dans le cas contraire il est inutile de les faire figurer dans ce fichier.

    Ce fichier est nécessaire pour effectuer la première configuration de Dnmade++. En revanche, ce fichier n'est plus nécessaire pour effectuer la bascule de rentrée. Après avoir effectué la bascule, si un code-classe ou code-groupe a changé, modifiez simplement ce fichier CSV via le panneau de configuration.

    Dans Pronote :

    • "Ressources > Classes > Liste".
    • Liste de gauche : dans les options de personnalisation (clé à molette), paramétrer l'ordre des colonnes affichées suivant et valider :
      - Nom,
      - Niveau.
    • Liste de gauche, sélectionner toutes les classes (Ctrl + A).
    • Liste de gauche : icône "Copier la liste" (Ctrl + C).

    Dans Excel :

    • Nouveau tableur.
    • Coller (Ctrl + V).

    Dans Pronote :

    • "Ressources > Groupes > Liste".
    • Liste de gauche : dans les options de personnalisation (clé à molette),paramétrer l'ordre des colonnes affichées suivant et valider :
      - Nom,
    • Liste de gauche, sélectionner tous les groupes (Ctrl + A).
    • Liste de gauche : icône "Copier la liste" (Ctrl + C).

    Dans le classeur précédemment ouvert dans Excel :

    • Coller (Ctrl + V) à la suite dans la colonne A.
    • Ne conserver que les groupes de Dnmade. Supprimer les autres lignes.
    • Ne conserver que la colonne :
      (A) Nom,
    • Pour toutes les classes et groupes qui représentent vos parcours, compléter les colonnes :
      (B) Niveau (déjà renseigné pour les classes. À compléter pour les groupes selon la même logique que pour les classes)
      (C) Mention,
      (D) Spécialité.
    • Compléter les colonnes C et D avec les informations suivantes :
      - colonne C : la mention telle qu'elle doit apparaître sur le PV.
      - colonne D : le nom officiel de la spécialité tel qu'il doit apparaître sur le PV.
    • Sauvegarder au format CSV (Séparateur : point-virgule).

    Note : Pour les classes ou groupes qui ne représentent pas directement vos parcours (qui ne feront pas en leur nom l'objet d'une édition d'attestations ou de PV), la traduction n'est pas nécessaire. Il est donc inutile de les faire figurer dans ce fichier.

A1.10. MODIFIER LES FICHIERS DE CONFIGURATION CSV

Les boutons voir/modifier vous permettent de modifier ponctuellement les fichiers de configuration.
En cas d'ajout de nouveaux étudiants, vous devez les faire détecter à Dnmade++ en cliquant sur le bouton "détecter les nouveaux étudiants" (comportement automatique de Dnmade++).

A1.11. OUTILS DE PARAMÉTRAGE / CONTRÔLE

A1.11.1. Bascule de rentrée

IMPORTANT : VOUS NE DEVEZ UTILISER CETTE PROCÉDURE QUE DANS LE CAS D'UNE BASCULE DE RENTRÉE.
La bascule de rentrée ne doit être effectuée qu'à l'issue de la commission finale de septembre (après les rattrapages), et lorsque tous les PV semestriels, PV finaux et attestations semestrielles ont été générés.
IMPORTANT : CETTE PROCÉDURE NE DOIT ÊTRE EFFECTUÉE QU'UNE SEULE FOIS PAR AN.

Lors de cette procédure :
- Aucune donnée ne peut être effacée (aucune routine ne permet l'effaccement ou le recouvrement de données).
- Les emplacements de stockage des nouveaux étudiants (entrants) sont créés.
- Les étudiants montants sont détectés (sans modification des données).

Notes importantes :

  • Si Votre première bascule menée à terme comportait des erreurs ne recommencez pas cette procédure; modifiez directement vos fichiers CSV dans le panneau de configuration.
  • Si vous souhaitez effectuer une simple mise à jour de vos bases d'étudiants de l'année scolaire en cours, n'utilisez pas cette procédure et modifiez directement vos fichiers CSV dans le panneau de configuration.
  • Si vous souhaitez effectuer une première mise en route du logiciel, n'utilisez pas cette procédure et envoyez directement vos fichiers depuis le panneau de configuration : cliquez sur "Nouveaux fichiers CSV" > "Envoyer maintenant" puis "parcourir"...

La procédure s'effectue en quatre étapes :

  1. Vérification des dates de saisies des notes et des dates de fins de commissions pour la nouvelle année scolaire,
  2. Envoi des nouveaux fichiers de configuration (étudiants, services, professeurs, traductions) et contrôle de ces fichiers,
  3. Détection des années de promotion des étudiants (pour les entrants de Dnmade1 et pour les montants),
  4. Création des emplacements de stockage pour les nouveaux étudiants et mise à jour des étudiants montants.

Pour effectuer la bascule de rentrée, suivez simplement la procédure en lisant très attentivement les instructions.

A1.11.2. Contrôler les services devant étudiants

Cet outil vous permet de contrôler que chaque étudiant reçoit bien l'ensemble des cours (EC).
Dans le cas contraire, il vous signale l'erreur vous permettant ainsi de corriger vos attributions de classes ou de groupes (dans les fichiers CSV des étudiants), ou vos services (dans les fichiers CSV de services).
Si un cours n'est pas dispensé, vous devez le désactiver dans le panneau de paramétrage des grilles de compétences.

 

A1.12. PARAMÉTRER LES GRILLES DE COMPÉTENCES

Cette interface vous permet de créer et/ou paramétrer les grilles de compétences évaluables par EC pour l'année scolaire en cours. Ce paramétrage est modifiable après chaque bascule de rentrée et avant l'ouverture de la période de saisie du premier semestre.

Présentation générale :

Notes importantes :

A1.13. ATTRIBUER UNE MENTION À CHAQUE ÉTUDIANT

Chaque semestre, vous devez attribuer une mention à chaque étudiant. Pour gagner du temps, vous pouvez paramétrer les deux semestres en début d'année scolaire.
Si un étudiant change de mention en cours d'année, vous reparamétrez ici sa nouvelle mention.

A2. SUPERVISEUR

Cette interface offre de façon didactique un ensemble d'outils vous permettant de suivre en temps réel :

Chaque interface offre des liens de renvoi vers les interfaces de commission et interfaces dédiées, vous permettant de prendre la main instantanément et, le cas échéant, de modifier les données.

A3. COMMISSION

Cette interface offre une vue d'ensemble des évaluations et des validations de chaque étudiant.
L'information est rangée par semestres.
Elle vous permet de gérer :

A4. EXPORT

A.4.1 GÉNÉRER EN MASSE (ANNÉE EN COURS)

A.4.2 GÉNÉRER EN MASSE (TOUS SEMESTRES)

A.4.3 EXPORTER EN CSV (ANNÉE EN COURS)

A.4.4. EXPLORATEUR D'EXPORTS (TOUS SEMESTRES)

 

A5. OUTILS

A5.1. Signalement des absences, démissions, césures, redoublements, internationaux...


A5.2. Remontée des évaluations en contrôles ponctuels.

 

A5.3. Consulter un dossier d'étudiant

Interface de consultation d'un dossier d'étudiant pour les administrateurs à droits limités.

 

A5.4. Fiches d'avis de poursuites d'études

Dans le cadre du suivi de scolarité, Dnmade++ vous permet de gérer le remplissage et l'édition des fiches d'avis de poursuite d'études. Ces fiches seront utilisées par les étudiants pour déposer leurs candidatures au niveau supérieur.

Dnmade++ offre trois interfaces :

 

A5.4.1 PARAMÉTRAGE :

En préambule, le paramétrage s'effectue au niveau du panneau de configuration :

Sous "FICHES DE SUIVI DE SCOLARITÉ (Fiches d'avis de poursuite d'études)" :

  • Cliquez sur la case "Activer" pour rendre visible l'outil aux enseignants et étudiants
  • Les dates de début et de fin doivent nécessairement se situer à l'intérieur de la période de saisie de la deuxième période semestrielle (S2, S4 ou S6).
  • Vous pouvez autoriser les étudiants à effectuer leur demande de fiche eux-même, via leur interface dédiée. Dans le cas contraire (non autorisé), les étudiants doivent s'adresser à leurs enseignants référents qui ouvriront les fiches via leurs interfaces dédiées.
    Cette disposition a été mise en place pour prévenir toute demande de fiche qui ne serait pas justifiée par un départ de l'établissement à l'issue des S2/S4, ou une poursuite d'études au niveau supérieur à l'issue du S6.

Sous "DIFFUSION AUX ÉTUDIANTS" :

Le cas échéant, n'oubliez d'autoriser les étudiants à télécharger eux-même leur fiche de poursuite d'études. Dans le cas contraire, les étudioants doivent s'adresser à l'administration de l'établissement pour récupérer leur fiche de poursuite d'études.

 

A5.4.2 INTERFACE ADMINISTRATEUR :

Cliquez sur Outils > "Fiches d'avis de poursuite d'études"

Cet outil permet à l'administrateur (ou administrateur limité si autorisé) de gérer, viser, commenter, signer et éditer (imprimer) chaque fiche d'avis de poursuite d'études.

Le panneau latéral (à gauche) liste les fiches qui ont été ouvertes :

  • les fiches incomplètes (en cours de remplissage par les enseignants)
  • les fiches complètes (prêtes à êtres visées, signées et imprimées)
  • les fiches finalisées (imprimées et disponibles au téléchargement, ou prêtes à être distribuées). Un indicateur visuel (icone "pdf") en face de chaque étudiant vous indique si la fiche de cet étudiant a été imprimée.

A5.4.3 SCÉNARIO (INTERFACES DÉDIÉES):

  1. Étudiants : S'ils y sont autorisées, les étudiants effectuent leur demande de fiche d'avis de poursuite d'études eux-même via leurs interfaces dédiées. Dans le cas contraire, ils en font la demande auprès de leurs enseignants référents qui ouvriront les fiches via leurs interfaces dédiées.
    Une fois la fiche ouverte, ils doivent renseigner un certain nombre destinées à venir compléter la fiche :
    1. Les Formations, filières, écoles demandées.
    2. Des informations complémentaires :
      1. Nationalité
      2. Adresse complète
      3. Numéro de téléphone
      4. Le type de formation (initiale ou en alternance)
      5. Le stage (Date, entreprise, adresse)
      6. Si ERASMUS, l'organisme, lapays d'accueil et la période
      7. Ses engagements (associatif, au sein de l'établissement, etc)
        Ses expériences
      8. Sa scolarité antérieure (trois dernières années): Niveau, établissement et diplôme).
    Une fois la fiche complétée, visée et signée, l'étudiant peut la récupérer via son interface dédiée s'il y est autorisé (via le panneau de configuration). Dans le cas contraire, il doit s'adresser à l'administration de l'établissement pour récupérer sa fiche.

  2. Enseignants : sur leurs interfaces dédiées, les enseignants peuvent activer, via le panneau de saisie de chaque étudiant, une nouvelle fiche d'avis de poursuite d'études vierge.
    Chaque enseignant ou co-enseignant est alors notifié, via son interface dédiée, des nouvelles fiches à remplir : une icône supplémentaire "fiche" affûblée d'une pastille rouge apparaît à côté des noms des étudiants ayant effectué une demande de fiche.
    Lorsque la fiche est complétée par l'enseignant, la pastille rouge passe automatiquement en vert.

  3. Administrateur : Via Outils > "Fiches d'avis de poursuite d'études", l'administrateur peut gérer chaque fiche : Lorsque tous les enseignants ont renseigné leur partie, l'administrateur (chef d'atablissement ou un administrateur limité si autorisé) peut viser, signer et éditer (imprimer) chaque fiche.

A5.5. Convertir des bulletins de notes en niveaux de maîtrise

Dans le cas où certains bulletins comportent encore des notes, vous pouvez reporter manuellement les moyennes (sur 20). Elles seront automatiquement transformées en niveaux de maîtrise qui seront pris en compte pour la validation des UE concernées. Ces validations seront visibles dans l'interface de commission, et apparaîtront normalement sur les attestations et PV.

 

A5.6. Récupérer les données d'un étudiant ayant changé de promo

Si un étudiant a changé de promo (dans le cas d'un redoublement, d'une reprise d'études après césure, ou d'une promotion), cet outil vous permet de récupérer ses données antérieures.
ATTENTION : cet outil n'écrase pas les données postérieures éventuellement présentes. Si des données indésirables sont actuellement présentes à la place des données que vous souhaitez récupérer, vous devez d'abord effacer ces données avant de lancer la procédure!

L'opération se déroule en deux étapes :

1) Vérifiez que l'étudiant est bien présent dans le fichier de configuration CSV correspondant à sa nouvelle promo : dans le panneau de configuration, cliquez sur le bouton "voir/modifier" correspondant et vérifiez que l'étudiant possède les bons codes classe et groupes.

2) Transférez ses données de son ancienne promo vers sa nouvelle promo :

  1. saisissez dans le champ proposé l'INE de l'étudiant.
  2. sélectionnez son ancienne promo
  3. choisissez sa nouvelle promo
  4. validez

Dans l'interface de commission, vous devriez maintenant retrouver l'étudiant dans sa nouvelle classe, et également retrouver ses anciennes évaluations.

 

A5.7. Récupérer les données d'un étudiant ayant changé d'INE

Il arrive parfois qu'un étudiant change d'INE suite à une modification de son statut administratif. Cet outil vous permet de mettre à jour son INE dans Dnmade++ et récupérer ses données anétérieures.
ATTENTION : cet outil n'écrase pas les données postérieures éventuellement présentes. Si des données indésirables sont actuellement présentes à la place des données que vous souhaitez récupérer, vous devez d'abord effacer ces données avant de lancer la procédure!

L'opération se déroule en deux étapes :

1) Dans le panneau de configuration, cliquez sur le bouton "voir/modifier" du fichier de configuration CSV contenant l'étudiant, et vérifiez que vous lui avez bien attribué son nouvel INE.

2) Saisissez les informations de l'étudiant suivantes :

  1. Sélectionnez la promo de l'étudiant
  2. Saisissez son ancien INE
  3. Saisissez son nouvel INE
  4. Validez

Consignes :
Respectez la casse (lettres capitales notamment).
Le nouvel INE doit correspondre à celui que vous avez actuellement configuré dans votre fichier CSV de configuration envoyé lors de la bascule de rentrée.

Dans l'interface de commission, vous devriez maintenant retrouver l'étudiant avec son nouvel INE, et également retrouver ses anciennes évaluations.

 

A5.8. Modifier les validations ou les documents des étudiants diplômés l'année précédente

Lors de la bascule de rentrée, Dnmade++ sauvegarde le fichier des sortants pour vous permettre de modifier leurs données si besoin, même après avoir effectué la bascule de rentrée.
L'interface se présente de la même façon que l'interface de commission classique. Elle vous permet d'effectuer l'ensemble des opérations normales (validation, édition, etc).

Si vous modifiez des données et générez de nouveaux fichiers pdf, il est fortement recommandé d'archiver à nouveau ces documents via le panneau d'archivage.

 

A5.9 Suppléments au diplôme

Globalement le fonctionnement est similaire aux fiches de suivi de scolarité :

À l'image des fiches de suivi de scolarité, la somme des données à vérifier est importante et demande une étude profil par profil. C'est pourquoi aucun automatisme de génération n'a été ajouté dans le panneau d'export. Les suppléments doivent être générés manuellement un par un.

 

A6. ARCHIVES

 

A7. INTERFACES DÉDIÉES